Die E-Rechnung einfach erklärt
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format erstellt wird. Sie unterscheidet sich von herkömmlichen Rechnungsformaten dadurch, dass sie nicht nur für Menschen lesbar ist, sondern auch direkt von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann.
Die Maschinenlesbarkeit ist wichtig, weil sie eine automatische Verarbeitung ohne manuelle Zwischenschritte ermöglicht. Das bedeutet, dass die Daten der E-Rechnung direkt in Ihre Software / Buchhaltungssysteme eingelesen werden können, ohne dass jemand die Daten von Hand eingeben muss ("medienbruchfrei"). Dadurch werden Fehler vermieden und der Rechnungsprozess deutlich schneller.
Auf einem Blick - Der Vergleich
| Merkmal | Papierrechnung | PDF-Rechnung | E-Rechnung |
|---|---|---|---|
| Format | Physisch, auf Papier | Digital, aber bildhaft | Digital und strukturiert (z. B. XML, XRechnung) |
| Verarbeitung | Manuell | Manuell oder halbautomatisch | Vollständig automatisiert und medienbruchfrei |
| Lesbarkeit | Nur für Menschen | Für Menschen lesbar | Maschinen- und menschenlesbar mit Visualisierungsprogramm |
| Kompatibilität mit Buchhaltungssystemen | Niedrig | Mittel | Hoch (direkte Integration möglich) |
E-Rechnungen sind für die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen unerlässlich, weil sie die Effizienz und Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung erheblich steigern. Durch ihre Struktur ermöglichen sie eine reibungslose Integration in moderne Buchhaltungssysteme und unterstützen Unternehmen dabei, Kosten zu senken, Fehler zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
Häufige Fragen
Hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD sind erlaubt, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Diese Formate bestehen aus einem Teil, der aus strukturierten Daten besteht (die von Computerprogrammen gelesen werden können), und einem Teil, der ein Bild oder PDF ist. Solange der Datenteil den Vorgaben entspricht, sind solche Rechnungen rechtlich zulässig. Reine Bilddateien wie einfache PDFs reichen jedoch nicht aus, da sie nicht alle notwendigen Informationen in einem maschinenlesbaren Format enthalten.
Rechtliche Grundlagen
Die Europäische Union (EU) hat mit der Richtlinie 2014/55/EU festgelegt, dass alle Mitgliedstaaten elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) bei öffentlichen Aufträgen nutzen müssen. Jedes Land in der EU ist verpflichtet, diese Vorgabe in nationales Recht umzusetzen.
In Deutschland hat der Bund dies durch ein E-Rechnungsgesetz und eine E-Rechnungsverordnung für staatliche Einrichtungen geregelt. Seit dem 27. November 2018 sind die obersten Bundesbehörden verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Andere staatliche Einrichtungen mussten dies bis spätestens 27. November 2019 umsetzen.
Für Landes- und Kommunalbehörden gelten die Regelungen der einzelnen Bundesländer. Die endgültige Frist für alle war der 18. April 2020, gemäß der EU-Richtlinie.